Помогает ничего не терять. PM делится системой, как планировать рабочее и личное

Вы находитесь в разделе «Блоги», и этот текст пишет Дмитрий Горбик, менеджер продуктов и проектов. Автор канала Manager’s Thoughts.

Мои три основных принципа

1. Разгрузка. 
   Регулярно освобождаю голову от накопившейся информации и задач. С личными делами — 1-2 раза в неделю, с рабочими — 1-2 раза в день.
   Для этого «выгружаю» мысли из головы в заметки и структурирую их. Бывает, что записываю пришедшую мысль в заметки «в моменте».
2. Планирование.
   Помогает равномерно распределить работу, понять, сколько есть человеческих ресурсов. Ну и избежать ситуации, когда большинство работы выполняется в последний день перед дедлайном.
   Использую 3 уровня планирования:
   — Долгосрочное планирование (на 5-10 лет);
   — Среднесрочное планирование (12 недель), основано на книге 12 week year. Определяю 2-3 цели на основе долгосрочных целей и беру их в работу;
   — Краткосрочное планирование — планирую ближайшую неделю, распределяя задачи по дням.
3. Документирование.
   

• Веду заметки во время встреч и обсуждений, а после сразу перевожу их в задачи.
• Заношу в календарь все события из рабочей и личной жизни: встречи, слоты для работы над конкретной задачей, кружки, утренники, бассейн, языки, посещение врача и т. д.
• Планирую календарь с запасом времени, чтобы оставить время на отдых, чай, кофе и поход в туалет.
• Пользуюсь функцией «время в пути» в календаре, чтобы зафиксировать время, необходимое на дорогу, и не опаздывать.
• Все моменты, о которых думаю «вот бы не забыть», сразу заношу в заметки или создаю задачи.
• Ставлю дедлайн на задачи задачи «через месяц проверить» и устанавливаю напоминание. 

Я делаю заметки на компьютере: их обработка и ведение занимают гораздо меньше времени. Обычно они короче, их легко редактирвоать и дополнять. 

Какие инструменты я использую:

• Заметки на ноутбуке или бумаге для быстрых записей во время встреч и созвонов. На MacBook использую стандартные стикеры. Их удобно заполнять в фоновом режиме, они небольшие и не перекрывают окна. 
• Когда разбираю заметки, то на их базе создаю задачи в Microsoft ToDo. Большие заметки дополняю в Notion. Разбиваю на папки: работа, личные, семья, отдых. Здесь одиночные задачи, повторяющиеся задачи, проектные задачи, большинство из которых привязаны к дате. Задачи создаю сразу, не оттягиваю.
• Большие заметки, документацию и проекты веду в Notion. Перешёл на этот сервис 3 года назад с Evernote. 

Какие плюсы в такой системе: 

• Когда переношу заметки, то могу их дорабатывать, обдумывать и систематизировать;
• Не теряется ключевая информация из встреч или обсуждений;
• Удобнее следить и договариваться о дедлайнах и сроках;
• Можно хранить важные куски информации по проектам в одном месте;
• Лучше оцениваю прогресс. Понимаю, что сделано, и что осталось сделать.

С первого взгляда подход кажется громоздким. Но секрет в том, чтобы внедрять инструменты и сами принципы постепенно.

Так я создал систему, которая сейчас идеальна для моих целей.

А что вы используете для ведения дел? Пишите в комментариях, интересно почитать. 

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции.  

dev.by, как и другим честным медиа, сегодня очень сложно: редакция работает за пределами страны, а наши рекламные доходы сократились в несколько раз. Но мы справляемся — с вашей помощью. Это вы делитесь с нами инфоповодами, мнениями, опытом, временем и вниманием. А 230 читателей поддерживают нас донатами.

В 2023 году мы хотим собрать 1000 читателей-подписчиков.

Помочь нам можно через Patreon. 
Из Беларуси — через Donorbox.
И ещё криптой, тут кошельки.

Спасибо, что прочитали это сообщение.

Что ещё почитать у комьюнити про продуктивность:

• Разбейте на части, пропишите результат. Как делать задачи, от которых тошнит 🤢
• Как повысить шансы на оффер? Делюсь шаблоном для эффективного поиска работы;
• Совы тратят лучшее время на работу. Жаворонки — на жизнь. Зачем и как просыпаться раньше?