Блог

Помогает ничего не терять. PM делится системой, как планировать рабочее и личное

Последние несколько лет каждый сталкиваюсь с огромным количеством информации, проектов и задач. И на работе, и в личной жизни. 

Есть уникальные люди, которые могут удержать весь поток информации в голове и извлекать нужную информацию из памяти. Я не такой, поэтому построил систему, которая освобождает голову от накопившейся информации и помогает ничего не терять.


Вы находитесь в разделе «Блоги», и этот текст пишет Дмитрий Горбик, менеджер продуктов и проектов. Автор канала Manager’s Thoughts.


Мои три основных принципа

  1. Разгрузка. 
    Регулярно освобождаю голову от накопившейся информации и задач. С личными делами — 1-2 раза в неделю, с рабочими — 1-2 раза в день.
    Для этого «выгружаю» мысли из головы в заметки и структурирую их. Бывает, что записываю пришедшую мысль в заметки «в моменте».
  2. Планирование.
    Помогает равномерно распределить работу, понять, сколько есть человеческих ресурсов. Ну и избежать ситуации, когда большинство работы выполняется в последний день перед дедлайном.
    Использую 3 уровня планирования:
    — Долгосрочное планирование (на 5-10 лет);
    — Среднесрочное планирование (12 недель), основано на книге 12 week year. Определяю 2-3 цели на основе долгосрочных целей и беру их в работу;
    — Краткосрочное планирование — планирую ближайшую неделю, распределяя задачи по дням.
  3. Документирование.
  • Веду заметки во время встреч и обсуждений, а после сразу перевожу их в задачи.
  • Заношу в календарь все события из рабочей и личной жизни: встречи, слоты для работы над конкретной задачей, кружки, утренники, бассейн, языки, посещение врача и т. д.
  • Планирую календарь с запасом времени, чтобы оставить время на отдых, чай, кофе и поход в туалет.
  • Пользуюсь функцией «время в пути» в календаре, чтобы зафиксировать время, необходимое на дорогу, и не опаздывать.
  • Все моменты, о которых думаю «вот бы не забыть», сразу заношу в заметки или создаю задачи.
  • Ставлю дедлайн на задачи задачи «через месяц проверить» и устанавливаю напоминание. 

Я делаю заметки на компьютере: их обработка и ведение занимают гораздо меньше времени. Обычно они короче, их легко редактирвоать и дополнять. 

Какие инструменты я использую:

  • Заметки на ноутбуке или бумаге для быстрых записей во время встреч и созвонов. На MacBook использую стандартные стикеры. Их удобно заполнять в фоновом режиме, они небольшие и не перекрывают окна. 
  • Когда разбираю заметки, то на их базе создаю задачи в Microsoft ToDo. Большие заметки дополняю в Notion. Разбиваю на папки: работа, личные, семья, отдых. Здесь одиночные задачи, повторяющиеся задачи, проектные задачи, большинство из которых привязаны к дате. Задачи создаю сразу, не оттягиваю.
  • Большие заметки, документацию и проекты веду в Notion. Перешёл на этот сервис 3 года назад с Evernote. 

Какие плюсы в такой системе: 

  • Когда переношу заметки, то могу их дорабатывать, обдумывать и систематизировать;
  • Не теряется ключевая информация из встреч или обсуждений;
  • Удобнее следить и договариваться о дедлайнах и сроках;
  • Можно хранить важные куски информации по проектам в одном месте;
  • Лучше оцениваю прогресс. Понимаю, что сделано, и что осталось сделать.

С первого взгляда подход кажется громоздким. Но секрет в том, чтобы внедрять инструменты и сами принципы постепенно.

Так я создал систему, которая сейчас идеальна для моих целей.

А что вы используете для ведения дел? Пишите в комментариях, интересно почитать. 

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции.  


dev.by, как и другим честным медиа, сегодня очень сложно: редакция работает за пределами страны, а наши рекламные доходы сократились в несколько раз. Но мы справляемся — с вашей помощью. Это вы делитесь с нами инфоповодами, мнениями, опытом, временем и вниманием. А 230 читателей поддерживают нас донатами.

В 2023 году мы хотим собрать 1000 читателей-подписчиков.

Помочь нам можно через Patreon
Из Беларуси — через Donorbox.
И ещё криптой, тут кошельки.

Спасибо, что прочитали это сообщение.

Что ещё почитать у комьюнити про продуктивность:

Обсуждение
Комментируйте без ограничений

Релоцировались? Теперь вы можете комментировать без верификации аккаунта.

0

"Веду заметки во время встреч и обсуждений, а после сразу перевожу их в задачи." - вот этот момент интересен. Как вести заметки так, чтобы не отвлекаться от встречи?

Понятно, что по себе сужу, но всё же у меня получается либо слушать, либо записывать. Это просто два разных режима работы мозга. Даже в путешествиях тот же принцип - я либо наслаждаюсь видом, либо фотографирую его, одновременно не получается.

Dmitry Horbik
Dmitry Horbik Product / Project Manager в Gamz B.V.
0

Да, проблема понятна)
Исхожу из того, что если не вести заметки, то информация потеряется.
Итого - нужно либо записывать видео встречи, либо записывать в заметки.

Мне проще писать тезисами в заметки, чтобы не пересматривать часы встреч. На память давно уже не полагаюсь)
Пишу тезисами, чтобы не тратить время и не потерять суть беседы.
Если что-то сложное нужно зафиксировать, то либо прошу паузу, либо прошу помощь сформулировать мысль.

Alex R
Alex R CTO в Up&Down Performance
-4

Большое спасибо за статью, Дмитрий!

Несколько вопросов хотел ещё прояснить:
a. как часто проводишь пересмотр задач и целей? Как оцениваешь прогресс по целям? Особенно интересны квартальные цели.
b. можешь поделиться какими-то лайфхаками, как ты решаешь проблему с тем, что не хватает времени/энергии на всё что запланировал и приходится чем-то жертвовать?
c. индексируешь ли как-то заметки? Бывает тяжело найти инфу, которую когда-то записал.

Лично у меня заметки с 2014 года лежат в ZIM, это такая персональная локальная wiki, которая позволяет вести todo-list, проекты и писать статьи/заметки для себя. Ежедневно использую календари - личный и рабочий Gmail.
Систему настроил на основании книжки Макса Дорофеева - "Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо"

Пользователь отредактировал комментарий 15 декабря 2023, 16:51

Dmitry Horbik
Dmitry Horbik Product / Project Manager в Gamz B.V.
-3

Спасибо за фидбек!
Рад что было полезно.

Вопрос 1
Годовые - цели на 5 лет ставлю/пересматриваю раз в год. В течении года захожу, смотрю и корректирую, если есть необходимость.

Квартальные (на 12 недель) ставлю в начале квартала, и затем каждую неделю смотрю что по прогрессу - все достигнуто или нужно ускориться

Вопрос 2
Пришел к идее не планировать много за раз и отказался от жесткого планирования на год, когда кажется что времени бесконечно много и можно поставить 5-7-10 целе.
Ставлю цели на квартал и стараюсь ограничивать себя на 2-3 целях.

Вопрос 3
Структурирую все в notion по страницам.
У меня там вложенная страктура, что снижает риск потерять что-то, плюс перекрестные ссылки
Нук и поиск в ноушен работает отлично.

Книгу читал и перечитывал, а еще прошел тренинг Максима Дорофеева. Рекомендую, мне очень помогло понять что добавить в систему, а что излишнее.

0

Помогает ничего не терять. PM делится системой

Помогает ничего не Делать. PM делится системой

Поправил. Не благодарите.

1

Они таки поправили )

1

Боюсь и избегаю таких эффективных людей, если честно, чувствую внутри них какое-то внутреннее напряжение.
Главный вопрос в этом всем культе продуктивности, не забывать, больше делать, не "как?", а "зачем?"

Dmitry Horbik
Dmitry Horbik Product / Project Manager в Gamz B.V.
-1

Иди туда, где страшно.
Рекомендую почитать, чтобы справиться с комплексом)
Или этот материал - https://mstagmanager.com/blogs/posts/where-is-my-why
Там как раз есть ответы на ваши вопросы.

1

Вот-вот! Вот именно так как Вы написали я и подумал про Вас!
Быстрее, выше, сильнее! Через 5 лет в блоге обязательно пишите какие антидепрессанты самые эффективные, а я пока буду забывать, терять и вообще быть неэффективным и безответственным работником

Пользователь отредактировал комментарий 16 декабря 2023, 17:52

Dmitry Horbik
Dmitry Horbik Product / Project Manager в Gamz B.V.
-1

А ко мне какой вопрос?
Нужно разрешение или совет?

Пользователь отредактировал комментарий 16 декабря 2023, 18:49

1

Не все, что написано в интернете, даже под Вашей статьей, обязано содержать вопрос к Вам или нуждаться в Вашем ответе, можно выдохнуть. Это совет и разрешение, если без них выходнуть никак.
Вопросов у меня к Вам нет и не было, есть только ответы - я их выше озвучил.

Пользователь отредактировал комментарий 16 декабря 2023, 20:30

Dmitry Horbik
Dmitry Horbik Product / Project Manager в Gamz B.V.
-2

Я не задавал вопросов.
На что вы ответили? И главное «зачем»?)

0

построил систему, которая освобождает голову от накопившейся информации и помогает ничего не терять

ИМХО наша голова (по крайней мере моя) это уникальный орган, который не зря избавляется от части информации. Лично я спокойно позволяю эй это делать, считаю, что если что то забылось, то это было не важно. Именно по этой причине ничего не планирую "на бумаге": всё в голове. И хоть я наверное успеваю сделать меньше, чем масса эффективных менеджеров, но я не считаю количество качеством.

Впрочем, у каждого свой фетиш. Если кому то радость в жизни приносит документирование жизни - его право.

Пользователь отредактировал комментарий 17 декабря 2023, 14:19

Dmitry Horbik
Dmitry Horbik Product / Project Manager в Gamz B.V.
-1

Согласен с утверждение и посылом.

Это очень хороший вариант, когда помнишь все важное, не забываешь договоренности, а если что-то забыл, значит оно было не так уж и важно.

У каждого свой объем информации, который он может удержать в голове. Если количество вещей/дел которые нельзя забыть больше, чем объем кроткосрочной памяти, то «приходится» использовать документирование, списки и задачи.

Посыл про качество/количество верный, помимо этого есть ещё и приоритет.
Никому нет дела до качественно сделанных дел с низким приоритетом.
Сначала понять приоритет, затем оценить минимальный, ожидаемый уровень качества и только затем работать с количеством задач.

Ярослав Жмаев
Ярослав Жмаев Chief Solution Architect в Specifi LLC
0

Я бы посоветовал автору использовать Microsoft Loop, он чем-то похож на Notion и Confluence. При этом он очень хорошо интегрируется с Microsoft Planner/Todos и даже Jira

Dmitry Horbik
Dmitry Horbik Product / Project Manager в Gamz B.V.
0

Спасибо! Изучу