Итак, в первой части статьи мы поговорили про постановку целей, планирование и приоритизацию. В этой части, как и дороваривались, предложим несколько способов реализации и контроля достижения целей. То есть, проще говоря, приведем некоторые методики тайм менеджмента, такие как Pomodoro Technique, agile подход, хронометраж, делегирование, а так же вспомним несколько золотых правил, позволяющих существенно экономить время. Начнем с одной из самых известных — так называемой «техники помидора» или Pomodoro Technique. Без сомнения, все сталкиваются с ситуациями (особенно на работе), когда попытки сделать какое-то важное дело, требующее концентрации внимания на нем, постоянно прерываются кем-то, кому нужно срочно спросить вашего мнения, уточнить что-то или просто пообщаться. Не говоря уже про отвлекающие внимание сообщения в скайпе и нотификации из соц сетей и аутлука! :) Казалось бы, мелочь, просто кликнули на нотификацию и глянули, а что же там написал на стене фэйсбука очередной друг — и вот, спустя пять минут, ловите себя на мысли, что находитесь на каком-то непонятном сайте, с какой-то, не имеющей к вам никакого отношения, инфой, и даже не помните, как туда попали! А у вас же было важное дело, и вы его не доделали! И вот вы, в очередной раз, возвращаетесь к этому делу, тратите время на то, чтобы вникнуть в него… и снова отвлекаетесь на что-то срочное, но не важное. И да, в скайпе можно поставить статус «не доступен», но — что неимоверно нервирует — все, почему-то думают, что этот статус означает, что вы недоступны для кого-то другого, но не для них :)) Вот подобные (но не связанные с компьютерами, скорее всего), проблемы и испытывал в 1980 годы один итальянский студент. По крайней мере, так гласит история. Якобы, этот самый студент, имя которого, кстати, известно, пытался сдать очередную сессию в университете. И он никак не мог сосредоточиться на учебе, ибо постоянно приходилось делать какую-то кучу дополнительных дел. И тогда, глядя на таймер в форме помидора, стоящий у него на кухне, он решил, что будет назначать себе время, в которое он будет заниматься исключительно подготовкой к экзамену и не будет ни на что другое отвлекаться. Такие кусочки времени в последствие были названы «помидорами», от соответствующего итальянского слова. Мы будем называть их сессиями, для простоты. Техника заключается в том, что вы работаете сессионно, каждая сессия предназначена для выполнения одной (и только одной!!!) конкретной задачи. Сессии могут быть короткими (до 30 минут), средними (до 60) и длинными (до 90). Но рекоммендуется ограничиваться 25 минутами. После каждой сессии обязательно нужно отдыхать 5- 10 минут. Эта техника позволяет сосредотачиваться на конкретном занятии, не тратить время на «включение» в одну и ту же работу несколько раз. Это значительно повышает эффективность и снижает время, которое вы тратите на выполнение задачи. Все замечали, что больше всего времени уходит на процесс «втягивания» в работу над задачей. Нужно сосредоточиться, направить мысли в нужную сторону, вспомнить все, что вы делали до этого. Когда вы уже втянулись, вы работаете быстрее, производительность выше. Если в этот момент прерваться даже на минуту, вам придется начинать процесс «втягивания» заново, при этом производительность снова будет ниже, чем когда вы уже «в задаче с головой». Несколько практических советов для тех, кто хочет пропробовать технику на работе. Во-первых, договоритесь с коллегами об условных обозначениях. Например, купите красный флажок и ставьте его на стол, когда вы в сессии. Пусть для коллег этот флажок всегда является знаком того, что к вам сейчас ни в коем случае нельзя обращаться. Только позаботьтесь о том, чтобы правило не имело исключений, иначе техника не будет работать: все будут постоянно думать, что их вопрос попадет под исключительный случай (вспомните статус «не беспокоить» в скайпе)! Еще один совет: выключайте абсолютно все средства связи, когда работаете в сессии. Скайп (ВЫКЛЮЧИТЬ, а не ставить в состояние «не беспокоить»), броузеры, аутлук, телефон. Просто избавьте себя от различного рода искушений :). Я слышала, что есть программы, которые позволяют все это делать автоматически, но не смогла найти их в бесплатном доступе. Следующая очень простая методика основана на agile подходе. Я не стану подробно ее описывать, посколько про agile столько всего пишут и говорят, что каждый сможет, при желании, найти и почитать статьи по данной теме. К тому же, большинство из вас, я уверена, сталкивались с agile методологиями при работе с проектами. Суть методики проста. Ваши собственные цели и задачи стоит рассматривать как user stories для проекта. И процесс выполнения ваших задач соответствует процессу выполнения задач для проекта. Тайм-менедмент, в таком случае, превращается в забавную игру с передвижением карточек на «доске», с ведением бэклога и тому подобными фишками agile методологий :). Можно сразу попробовать применять Kanban с ограничением количества задач, находящихся на стадии выполнения в единицу времени — на мой личный взгляд, это самый занятный способ ведения своих дел. Следующая методика тайм-менеджмента позволяет выявлять и избавляться от вещей, которые съедают ваше время. Применять ее можно тогда, когда вы постоянно что-то не успеваете сделать, из ранее запланированного, и не понимаете, почему. Используйте простой хронометраж — записывайте, что вы делаете в течение дня и сколько времени на это тратите. Потом анализируйте и корректируйте свое поведение. Может, окажется, что ваше время съедают телефонные разговоры, может — сидение в Одноклассниках. А может быть что-то еще — например, простаивание в пробках каждый вечер (тогда вы сможете откорректировать время вашего возвращения домой так, чтобы избегать простоя). Теория тайм-менеджмента также учит делегированию, как одному из способов освобождать свое время для более важных и требующих непременного вашего участия дел. Делегирование — это всегда сложно. Нам постоянно кажется, что, как только мы поручим какую-то задачу другому, даже очень близкому человеку, он непременно все испортит или сделает хуже, чем мы сами :). Для борьбы с подобными комплексами можно попробовать выбирать задачи, неидеальное, с вашей точки зрения, выполнение которых не окажет существенного влияния на вашу жизнь и работу в целом. То есть это задачи с более низким приоритетом, или задачи, которые вам вообще неинтересны. Делегировать можно даже не являясь менеджером. Можно договариваться с коллегами, с менеджерами. Можно делегировать обязанности внутри собственной семьи. Следующая методика — выполнять дела, основываясь на степени их сложности и нестандартности. Некоторые предпочтут сделать сначала те, которые явно простые и не требуют творческого подхода к решению. А потом, на волне хорошего настроения и вдохновения, приступают к сложным делам и успешно их выполняют. А некоторых напрягают висящие в «to do» листе сложные комплексные задачи, поэтому они сначала усаживают себя за них, а потом уже делают все остальные. Оба подхода имеют право на существование, и выбор одного из них зависит исключительно от характера человека. В тайм менеджменте есть несколько очень простых правил, выполняя которые вы значительно поможете себе беречь время. Правило двух минут: никогда не откладывайте на потом дела, решение которых займет у вас менее 2 минут. Делайте такие задачи сразу, как только они поступают Правило одного года: если вы чем-то не пользуетесь в течение одного года, если вы до чего-то все никак не можете добраться в течение одного года — выбросьте эту вещь или идею, они вам на самом деле не нужны. Правило планирования: никогда не планируйте время «впритык»! Всегда оставляйте небольшие заделы, на всякий случай. Всегда есть непредвиденные обстоятельства, которые могут вам помешать. Правило параллельности: никаких параллельных дел! В каждый момент времени человек должен выполнять какую-то одну задачу. Ну и на закуску, расскажу о ставшей ныне модной DISC модели. На самом деле, кажется, что к тайм менеджменту она не имеет никакого отношения. Однако, это не совсем так. Коль уж мы говорим о личной эффективности, то начать стоит с определения собственных сильных и слабых сторон в разрезе отношения к жизни и к работе в целом. DISC — это, с одной стороны, еще одна классификация людей по типажам на основании определенных правил. С другой стороны, эта теория привязана непосредственно к эффективности человека в тех или иных сферах деятельности. Она позволяет понимать, какую работу тот или иной человек будет выполнять эффективнее, чем другие, а какую ему лучше не поручать (или, какую работы вы лучше всего можете выполнять сами, а какую стоит делегировать сразу же). DISC (dominance- influence- conscientiousness- steadiness) условно делит людей на 4 категории — D, I,S и C соответственно. Понятно, что, как обычно, редко встречаются люди с ярко выраженной принадлежностью к одной из них. Чаще встречаются пограничные значения. Я не буду подробно описывать саму модель — это не является целью данной статьи. Хочу заметить, что каждому из типов модель предлагает свои советы, которые помогут им достигать большей эффективности. Большой тест на определение своего типа и подробное описание типов модели DISC можно найти на форуме сообщества belqa.by (сорри, но все открыто только для зарегистированных пользователей по причине того, что такой полный тест в сети найти нереально, а в русском варианте его совсем не существует; тест, в большей части, переведен на русский с английского для сообщества, и нам бы не хотелось, чтобы он попадал в публичный доступ). Постараюсь как-нибудь полностью перевести описание модели и разместить его в блоге. Итак, подведем итог. Классическая теория тайм-менеджмента обещает, что ваша жизнь станет легче, а производительность труда выше, если вы будете следовать несложным правилам: ставить перед собой конкретные, измеримые цели, записывать их, приоритизировать и выполнять в соответствии со степенью важности и срочности, а так же контролировать процесс достижения целей. Для того, чтобы работа на каждом из этапов была интереснее и рациональнее, придумано множество различных методик и правил, некоторые из которых мы рассмотрели. Так что, если вы еще не знакомы с теорией тайм-менеджмента, то, вероятно, у вас появился еще один вариант для вложеня своего времени — чтение книг по тайм-менеджменту ;) Человек наиболее эффективен и продуктивен тогда, когда ему хорошо и комфортно, когда его ничто не напрягает, когда у него есть вдохновение заниматься тем, чем он занимается. Каким образом он создает для себя такие условия — не принципиально. Не стоит примерять на себя роли, которые заведомо вам не подходят, только потому, что считается, что они чем-то лучше или правильнее. В комментариях к предыдущей части статьи была указана линка на статью, которая потдверждает эту мысль — есть люди рациональные, а есть иррациональные. Последним, порой, лучше забыть про планирование, самоконтроль и прочие «правильные» принципы, и жить так, как хочется. Рационалисты, традиционно, будут доказывать, что те, кто не умеет жить по правилам, не добиваются успеха. Однако история знает немало примеров, доказывающих несостоятельность подобных парадигм.
Читайте также
10 книг, чтобы прокачать себя и soft skills
10 книг, чтобы прокачать себя и soft skills
Как взглянуть на мир иначе? Как сделать бизнес технологичным «механизмом»? Как заставить человека сказать «да»? Как работать с клиентами-манипуляторами? Ответы вы найдете в книгах, которые мы собрали специально для вас.
Время — деньги. 5 курсов по тайм-менеджменту
Время — деньги. 5 курсов по тайм-менеджменту
Умение грамотно управлять своим временем входит в soft skills, которые необходимы для успешной карьеры. Компании ждут от сотрудников работу в режиме многозадачности и предельную самостоятельность в распределении своего времени. Мы собрали 5 курсов по тайм-менеджменту для тех, кто хочет все успевать и ищет практические инструменты для повышения своей эффективности.
Белорусский аутсорсер CoralTeam написал собственный таймтрекер c открытым исходным кодом
Белорусский аутсорсер CoralTeam написал собственный таймтрекер c открытым исходным кодом
Пять правил продуктивности от создателя Trello
Пять правил продуктивности от создателя Trello
Обсуждение
Релоцировались? Теперь вы можете комментировать без верификации аккаунта.