Как компании правильно перейти на удаленную работу. Советуют юристы

Сам по себе удаленный труд не новинка для многих ИТ-компаний. Однако, как правило, его используют только в отношениях с отдельными работниками, часто временно и/ли как своеобразный бонус.

Массовый перевод сотрудников на удаленный труд стал для компаний серьезным испытанием. 

Понятия «работа на дому» и «дистанционная работа»

Трудовой кодекс нашей страны предполагает две основные формы удаленного труда:

• работа на дому (глава 25 ТК),
• дистанционная работа (глава 25-1 ТК).

Обе формы объединяет выполнение работником трудовой функции вне места нахождения нанимателя. Но есть отличия. 

Работа на дому — работа, которую работник-надомник выполняет по месту его жительства или в других помещениях по выбору вне помещений нанимателя. Причем организация труда на дому допускается только в условиях, соответствующих требованиям охраны труда. Таким образом, наниматель должен удостовериться, что помещение, в котором надомник будет трудиться, соответствует нормам законодательства по охране труда.

Для дистанционной работы таких ограничений не предусмотрено: законодатель просто указал на то, что такая работа выполняется вне места нахождения нанимателя. Каких-то требований по соответствию мест, где выполняется работа, требованиях охраны труда не установлено. На нанимателя только возлагается обязанность ознакомить работника с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем.

Ещё одна отличительная черта дистанционной работы — это её выполнение, а также коммуникации с нанимателем посредством информационно-коммуникационных технологий. Для работы на дому таких требований не предусмотрено (но и запрета нет).

Работающий дистанционно работник вправе при наличии соответствующего пункта в трудовом договоре самостоятельно определять режим рабочего времени и времени отдыха.

Интересная особенность дистанционного труда — возможность заключения дополнительных соглашений к договору путем обмена электронными документами. То же касается и порядка ознакомления работника с приказом об увольнении. Правда, в последнем случае также надо будет направить работнику бумажную копию такого приказа.

Представляется, что для ИТ-компаний наиболее приемлемым вариантом будет перевод работников на дистанционную форму работы. 

Как переводить сотрудников на удалёнку

Белорусским законодательством возможность временно работать удаленно из дома прямо не предусмотрена. 

В соответствии с нормами Трудового кодекса для официального оформления удаленной работы наниматель с работником должны прийти к соглашению об организации дистанционного режима работы, причем такая договоренность должна быть оформлена письменно с составлением дополнительного соглашения к трудовому договору. 

Стоит обратить внимание, что исходя из вышеназванных особенностей дистанционный режим работы может устанавливаться только в отношении сотрудников, которые для выполнения своей работы используют информационно-коммуникационные технологии.

1. Составьте список работников, которые могут быть переведены на дистанционный режим работы. В обычной ситуации перевод работника на дистанционную работу необходимо рассматривать как изменение существенных условий труда с обязательным уведомлением за один месяц. Однако в данном случае, учитывая согласие и инициативу работника на максимально быстрый переход, с нашей точки зрения, возможен перевод сотрудников без соблюдения указанного месячного срока уведомления.
2. Получите от работника заявление  о переводе на дистанционный режим работы. В заявлении необходимо указать причину перехода на дистанционную работу и дату, с которой работник переходит на эту работу (например, «в связи с распространением коронавирусной инфекции COVID-19 (приданием ей статуса пандемии) прошу перевести меня на дистанционную работу с 17.03.2020 по 01.06.2020»). Такой подход, с указанием временного отрезка нахождения работника в режиме дистанционной работы позволит в последующем автоматически вернуться к обычным условиям труда без обязанности оформлять какие-либо дополнительные документы.
3. Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В дополнительном соглашении следует предусмотреть условия о периоде дистанционной работы, рабочем времени, периодичности и способах выхода на связь, порядке обмена документацией, правил безопасности труда на дому и так далее.
4. Приказ нанимателя о переходе на дистанционную работу. Полагаем, что оптимальный вариант — ознакомление работников «под роспись» с указанным приказом.

Другие инструменты для обеспечения временной изоляции работников

Если у работника наблюдаются явные признаки заболевания, наниматель обязан отстранить его от работы. Для этого издается приказ, с которым работник знакомится под роспись. В случае отказа работника знакомиться с приказом необходимо составить акт.

Возможно, некоторые работники на период эпидемии захотят воспользоваться сложившимся положением для внеочередного отдыха или решения каких-то своих вопросов. Работнику с его согласия можно предложить:

• кратковременный отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам,
• отпуск без сохранения или с частичным сохранением заработной платы при необходимости временной приостановки работ или временного уменьшения их объема,
• досрочный трудовой отпуск или его часть.

Наконец, в  случае временного отсутствия работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и другое) наниматель может своим приказом оформить простой на производстве на срок до шести месяцев. Для оформления простоев получать согласие работников не требуется. Однако важно правильно обосновать причины оформления простоя. При этом не забываем об обязанности  нанимателя в случае простоя выплачивать работнику заработную плату в размере не менее 2/3 оклада.